Cách tạo List, Drop Down List trong Excel

Bài viết dưới đây hướng dẫn cách tạo List, Drop Down List trong Excel

1. Tạo drop down list thông thường

Ví dụ có trường dữ liệu các tỉnh thành phố, tạo drop down giúp quá trình nhập dữ liệu được nhanh chóng.

Tạo list

Bước 1: Vào tab Data -> Data Validation.

Data Validation

Bước 2: Hộp thoại xuất hiện tại tab Settings trong mục Allow chọn List, mục Source nhập tên các thành phần nằm trong drop down, các thành phần phân cách nhau bởi dấu phẩy.

Cách khác bạn không cần nhập dữ liệu trực tiếp, bạn có thể nhập các thành phần của drop – down trên 1 sheet khác. Ví dụ: Tạo sheet Du_Lieu có các tỉnh:

Tạo Sheet dữ liệu

Kích chọn biểu tượng -> di chuyển sang Sheet Du_Lieu -> chọn toàn bộ các tỉnh:

Chọn toàn bộ các tỉnh

Kết quả cũng như khi tạo với cách nhập trực tiếp.

Kết quả

2. Tạo list có phụ thuộc vào 1 list khác

Ví dụ: Nhập list tỉnh và list thành phố phụ thuộc theo tỉnh.

Để tạo list có phụ thuộc bạn nên nhập dữ liệu đưa vào list theo cách thứ 2. Có bảng dữ liệu:

Bảng dữ liệu

Bước 1: Đặt tên cho các vùng dữ liệu.

Bắt buộc quá trình tạo list phụ thuộc bạn phải đặt tên cho các vùng dữ liệu liên quan:

+ Vùng dữ liệu trong thành phố tỉnh Quảng Ninh bạn bôi đen vùng dữ liệu từ ô C2 -> ô C7 -> đặt tên là QuảngNinh (chú ý đúng dấu và chữ viết hoa, và không chứa phím cách).

+ Vùng dữ liệu từ ô D2 -> ô D5 đặt tên là HảiPhòng.

+ Vùng dữ liệu từ ô E2 -> ô E7 đặt tên là TháiBình.

-> Cách đặt tên như sau: Chuột phải vào vùng dữ liệu muốn đặt tên -> Chọn Define Name:

Define Name