Soạn thảo văn bản là công việc quen thuộc của không ít dân văn phòng, đặc biệt là cán bộ, công chức, viên chức. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách trình bày văn bản đúng chuẩn từ htbkcomputer sẽ hướng dẫn bạn qua bài viết sau đây.

1. Chỉ dùng 2 khổ giấy để soạn thảo văn bản

Mỗi lĩnh vực thường sử dụng một vài khổ giấy đặc trưng phục vụ cho công việc của mình, như lĩnh vực thiết kế, xây dựng: A0, A1, A2 hay lĩnh vực thuế, tài chính: A4, A5;…

Tương tự như vậy, trong lĩnh vực hành chính, văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (21 cm x 29,7 cm). Trường hợp văn bản có các bảng, biểu nhưng không trình bày thành các phụ lục riêng thì có thể trình bày theo chiều rộng của trang giấy (khoản 1 Điều 5 Thông tư 01/2011/TT-BNV về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính)

Thực tế, không ít người có thói quen căn chỉnh lề giấy một cách tùy tiện để lên một dòng, xuống một dòng hay thậm chí để nội dung văn bản trên cùng một trang giấy. Việc làm này đã vô tình vi phạm tiêu chuẩn chung khi trình bày một văn bản hành chính.

Theo đó, nguyên tắc căn lề chuẩn theo Thông tư 01 được quy định tại khoản 3 Điều 5 như sau:

– Lề trên: cách mép trên từ 2 – 2,5 cm;

– Lề dưới: cách mép dưới từ 2 – 2,5 cm;

– Lề trái: cách mép trái từ 3 – 3,5 cm;

– Lề phải: cách mép phải từ 1,5 – 2 cm.

Ngoài văn bản hành chính thông thường, các giấy tờ khác như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu chuyển,… được trình bày trên khổ A5 (14,8 cm x 21 cm).

Như vậy, khi soạn thảo văn bản hành chính, người soạn thảo chỉ được dùng khổ giấy A4 hoặc A5.
 

2. Chọn phông chữ và cỡ chữ sao cho đúng?

Dù nội dung khác nhau nhưng bất cứ một văn bản hành chính nào cũng phải soạn thảo trên máy tính bằng phông chữ tiếng Việt, bảng mã Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 (Điều 4 Thông tư 01 Bộ Nội vụ).

Chọn phông chữ tiếng Việt, bảng mã Unicode (Ảnh minh họa)

Riêng cỡ chữ sẽ tùy thuộc vào từng vị trí và thành phần của văn bản.

Ví dụ:

– Phần Quốc hiệu gồm 2 dòng chữ:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập – Tự do – Hạnh phúc

Đặc biệt, phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline),

Theo đó, dòng chữ thứ nhất “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” cỡ chữ từ 12 – 13; dòng chữ thứ hai “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” cỡ chữ từ 13 – 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14).

– Phần địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản thì cỡ chữ từ 13 đến 14.

…
 

3. Cách ghi tên cơ quan ban hành văn bản

Thực tế có rất nhiều loại văn bản khác nhau do nhiều cơ quan, tổ chức ban hành. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm chắc cách ghi tên cơ quan ban hành, đặc biệt là những người mới vào nghề.

Để tránh sai sót và làm mất đi giá trị của văn bản, hãy luôn nhớ rằng:

– Không ghi cơ quan chủ quản với:

+ Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;

+ Văn phòng Quốc hội;

+ Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp;

+ Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

+ Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91.

– Ghi tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có) và cơ quan, tổ chức ban hành văn bản với các đơn vị còn lại.

Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc viết tắt đúng chuẩn (viết tắt những cụm từ thông dụng như Ủy ban nhân dân – UBND, Hội đồng nhân dân – HĐND,…).

Đối với các văn bản có cơ quan chủ quản trực tiếp thì tên cơ quan phải viết bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ của Quốc hiệu (từ 12 đến 13), kiểu chữ đứng; nếu tên dài, có thể trình bày thành nhiều dòng.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản cũng được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ với Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối với dòng chữ.

Nếu cả tên cơ quan chủ quản trực tiếp và tên cơ quan ban hành văn bản dài đều có thể trình bày thành nhiều dòng. Các dòng chữ cách nhau dòng đơn (giãn dòng 1.0).

4. Số, ký hiệu văn bản viết thế nào?

Căn cứ: Điều 7 Thông tư 01/2011/TT-BNV
 

* Số của văn bản

Khi đọc các thông báo, quyết định của Ủy ban nhân dân, Hội đồng nhân dân chắc hẳn ai cũng sẽ có lúc tự hỏi tại sao văn bản lại có số này mà không phải là số kia.

Ý nghĩa của số văn bản như sau:

Số văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức. Số này được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.

Trên văn bản, từ “Số” được viết bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, sau từ “Số” có dấu hai chấm. Với những văn bản có số nhỏ hơn 10 thì phải có chữ số “0” phía trước.

Cách viết số, ký hiệu văn bản (Ảnh minh họa)

* Ký hiệu của văn bản

Tương tự như các thành phần khác, ký hiệu văn bản cũng phải tuân theo tiêu chuẩn chung, không phụ thuộc vào ý muốn của người soạn thảo.

Theo đó, ký hiệu văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Riêng ký hiệu công văn sẽ bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo (nếu có).

Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ.

Ví dụ:

Nghị định do Chính phủ ban hành: Số:…/NĐ-CP

Quyết định do Thủ tướng Chính phủ ban hành: Số:…/QĐ-TTg

Công văn của Bộ Tài chính do Vụ Chính sách thuế soạn thảo: Số:…/BTC-CST

…

5. Quy ước viết tắt tên loại văn bản

Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Theo đó tất cả các văn bản khi ban hành đều phải ghi tên loại trừ công văn.

Văn bản hành chính gồm có tất cả 32 thể loại, trong đó điển hình có một số loại thường gặp như:

Nghị quyết (cá biệt), Quyết định (cá biệt), Chỉ thị, Quy chế, Quy định, Thông báo, Hướng dẫn, Chương trình, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Hợp đồng, Công văn, Công điện, Giấy chứng nhận, Giấy uỷ quyền, Giấy mời, Giấy giới thiệu, Giấy nghỉ phép, Giấy đi đường…

Khi trình bày văn bản hành chính, người soạn thảo cần phải “nằm lòng” quy ước viết tắt tên loại văn bản theo Phụ lục I được ban hành kèm theo Thông tư 01/2011 Bộ Nội vụ, cụ thể:
 

Stt	Tên loại văn bản hành chính	Chữ viết tắt
1	Nghị quyết (cá biệt)	NQ
2	Quyết định (cá biệt)	QĐ
3	Chỉ thị (cá biệt)	CT
4	Quy chế	QC
5	Quy định	QyĐ
6	Thông cáo	TC
7	Thông báo	TB
8	Hướng dẫn	HD
9	Chương trình	CTr
10	Kế hoạch	KH
11	Phương án	PA
12	Đề án	ĐA
13	Dự án	DA
14	Báo cáo	BC
15	Biên bản	BB
16	Tờ trình	TTr
17	Hợp đồng	HĐ
18	Công văn
19	Công điện	CĐ
20	Bản ghi nhớ	GN
21	Bản cam kết	CK
22	Bản thỏa thuận	TTh
23	Giấy chứng nhận	CN
24	Giấy ủy quyền	UQ
25	Giấy mời	GM
26	Giấy giới thiệu	GT
27	Giấy nghỉ phép	NP
28	Giấy đi đường	ĐĐ
29	Giấy biên nhận hồ sơ	BN
30	Phiếu gửi	PG
31	Phiếu chuyển	PC
32	Thư công

6. Trình bày nội dung ngắn gọn, chính xác

Theo Điều 11 Thông tư 01, nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản, chính vì vậy cần chú ý các yêu cầu sau:

– Trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;

– Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;

– Dùng từ ngữ phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết), thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;

– Lưu ý viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh: Sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!); sau dấu chấm lửng (…); sau dấu hai chấm (:); sau dấu hai chấm trong ngoặc kép (: “…”) và khi xuống dòng…

Xem thêm: 17 trường hợp bắt buộc phải viết hoa trong văn bản hành chính tại đây.

Bên cạnh đó, không được viết tắt bừa bãi mà chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng. Những cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó.

7. Ký tên, đóng dấu thế nào cho chuẩn?

* Cách ký tên

– Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức. Người có thẩm quyền ký thay mặt là người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

– Trường hợp ký thay thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu. Người có thẩm quyền ký thay là cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

– Trường hợp ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh), “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Người có thẩm quyền ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền là cấp trưởng của phòng, ban thuộc cơ quan, tổ chức.

Lưu ý:

– Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác.

– Đối với văn bản giao dịch; văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học hoặc lực lượng vũ trang được ghi thêm học hàm, học vị, quân hàm.

Mong rằng với những chia sẻ từ htbkcomputer sẽ mang lại hữu ích cho bạn, chúc bạn thành công.